Kiểm kê kho
Phiếu xuất huỷ chỉ ghi được thất thoát người ta chịu khai. Nguyên liệu biến mất không ai khai thì chỉ lộ ra khi đếm thật - đó là việc của màn này. Chủ quán nên kiểm kê mỗi tuần một lần với nguyên liệu đắt tiền, mỗi tháng một lần với phần còn lại.
Cách làm
- Mở Kho → Kiểm kê (web) hoặc Quản trị quán → Kiểm kê kho (ứng dụng), bấm Mở phiếu kiểm kê. Mọi nguyên liệu của chi nhánh được kê ra thành danh sách đếm.
- Cầm điện thoại đi đếm, đếm tới đâu điền tới đó - máy tự lưu từng dòng, thoát ra vào lại không mất. Quán vẫn bán bình thường trong lúc đếm.
- Đếm xong bấm Chốt phiếu. Máy chụp tồn sổ NGAY LÚC CHỐT (nên món bán trong lúc đếm không thành lệch oan), tính lệch từng dòng đã đếm, và ghi phần lệch thành phiếu điều chỉnh trong nhật ký kho - không sửa thẳng số tồn, nên lịch sử luôn kể được vì sao tồn nhảy.
Dòng bỏ trống được bỏ qua, không bị coi là "đếm được 0" - đếm một góc kho vẫn chốt phiếu được.
Dung sai
Mặc định mọi dòng lệch đều bị đánh dấu đỏ. Quán bia hơi hao bọt, bếp hao gạo theo độ ẩm. Tháng nào biên bản cũng đỏ kín thì màu đỏ hết nghĩa và người ta thôi nhìn.
Vào Quản trị → Quy tắc kho, khai ô Mức lệch kiểm kê chấp nhận được trước khi phải giải trình theo phần trăm tồn sổ. Dòng lệch trong mức ấy hiện màu thường, cột Dòng phải giải trình cũng không đếm nó.
🔴 Dung sai chỉ đổi màu, không đổi con số kho. Đếm được bao nhiêu thì kho còn bấy nhiêu, và phần lệch vẫn có phiếu điều chỉnh truy ngược được y như cũ. Nếu dung sai nuốt mất phần hao thì sổ kho lệch thật mà không ai biết, loại lỗi chỉ lộ ra sau cả năm, lúc ấy không còn lần ra được từ đâu.
Một ngoại lệ: mặt hàng tồn sổ ghi 0 mà đếm ra vẫn có hàng thì luôn phải giải trình, dù quán khai dung sai rộng tới đâu.
Đọc kết quả
Phiếu đã chốt là biên bản, mở lại xem được từng dòng: tồn sổ, số đếm, lệch. Điều đáng soi không phải một lần lệch, mà là cùng một nguyên liệu lệch âm lặp lại qua nhiều phiếu - đó là hàng đang đi ra khỏi quán ngoài mọi phiếu xuất.