Bắt đầu với Kho

Phân hệ Kho trả lời câu hỏi: bán một tô phở thì hết bao nhiêu nguyên liệu, và trong kho còn lại bao nhiêu.

Quán nhỏ hoàn toàn có thể không dùng phần này. Nhưng khi bắt đầu thấy nguyên liệu hao hụt mà không giải thích được, đây là chỗ tìm ra nguyên nhân.

Thứ tự thiết lập

Bước 1: Đơn vị tính

Kho → Đơn vị tính: kilogram, gram, lít, ml, cái, chai, thùng.

Khai cả đơn vị mua và đơn vị dùng. Bạn mua đường theo bao 50kg nhưng công thức dùng theo gram, hệ thống cần biết cả hai và biết cách quy đổi.

Bước 2: Nhóm kho

Quản trị → Nhóm kho: thịt, rau củ, gia vị, đồ khô, đồ uống, bao bì. Để lọc và xem báo cáo cho gọn.

Bước 3: Mặt hàng kho

Kho → Mặt hàng kho là danh sách nguyên liệu. Mỗi mặt hàng có tên, nhóm, đơn vị, giá nhập gần nhất, và mức tồn tối thiểu.

Mức tồn tối thiểu là ngưỡng cảnh báo. Xuống dưới ngưỡng thì hệ thống báo để bạn đặt hàng trước khi hết.

Bước 4: Nhà cung cấp

F&B → Nhà cung cấp (danh bạ dùng chung, có cả khi không bật module kho): tên, mã nhà cung cấp, mã số thuế, người liên hệ, điện thoại, địa chỉ và ghi chú về điều khoản thanh toán.

Bước 5: Nhập hàng lần đầu

Kho → Đơn nhập mua tạo phiếu nhập đầu tiên để kho có số dư. Xem Nhập hàng và tồn kho.

Bước 6: Định lượng

Đây là bước quan trọng nhất. Khai một tô phở dùng bao nhiêu bánh phở, bao nhiêu thịt, bao nhiêu nước dùng. Xem Định lượng và mẻ.

Chưa khai định lượng thì bán hàng không trừ kho, và phân hệ Kho chỉ còn là sổ ghi nhập xuất thủ công.

Quy tắc kho

Quản trị → Quy tắc kho có công tắc cho phép tồn âm.

Bật thì bán được cả khi kho báo hết. Tắt thì hệ thống chặn. Quán mới nên bật trong vài tuần đầu vì số liệu kho chưa chuẩn, chặn bán là mất khách thật vì một con số sai.

Màn Kho hàng sáng nay

Mở mỗi sáng trước giờ bán. Màn trả lời bốn câu, mỗi câu một thẻ và một nút đi thẳng tới việc: hàng nào sắp hết, hôm qua hao hụt bao nhiêu tiền, đơn nào chưa về, và còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu.

Dưới bốn thẻ là bảng Cần xử lý sáng nay, xếp việc nặng lên trước: âm kho, rồi hết sạch, rồi dưới ngưỡng. Nút cuối mỗi dòng đổi theo loại mặt hàng, hết sạch thì đặt hàng, còn hàng thì nhập kho, bán thành phẩm thì nấu mẻ mới.

Bốn mốc kho tự khai

Ở Quản trị → Quy tắc kho có bốn con số quyết định màn kho đọc ra sao:

Quán bánh mì có lô sống hai ngày nên một ngày cảnh báo là vừa; kho đông lạnh có lô sống ba tháng, để một ngày thì không bao giờ kịp trở tay. Cửa sổ trung bình cũng vậy: quán bán đều thì bảy ngày là đủ, quán chỉ đông cuối tuần nên lấy trọn một tuần trở lên. Số ngày giữ lô hết hạn thì tuỳ nếp bỏ hàng: tiệm bánh bỏ ngay trong ngày nên để 0 cho báo cáo sạch, bếp có nguyên liệu đắt cần đối chiếu lâu thì nới ra.

Đọc khối Đối chiếu

Khối bên phải so ba con số của kỳ đang xem: đã nhận, đã dùng, đang còn. Bên phải mỗi dòng là câu lệch, và câu ấy nói rõ chiều:

• Khớp định lượng: phần xuất kho đúng bằng phần món bán ra cần dùng. Không có gì phải làm.
• Xuất dôi: hàng rời kệ nhiều hơn phần món bán ra giải thích được. Nguyên nhân thường gặp là xuất tay chưa ghi lý do, huỷ hỏng chưa lập phiếu, hoặc nấu mẻ dùng nguyên liệu ấy. Đây là con số đáng đi tìm.
• Xuất thiếu: món đã bán mà sổ kho chưa trừ đủ. Thường là định lượng khai thấp hơn thực tế bếp dùng.

Phần "đáng dùng" lấy từ định lượng của món đã bán, nên chưa khai định lượng thì khối này không so được. Gặp trường hợp đó màn giấu câu lệch đi và nói rõ lý do, chứ không bày một con số vô nghĩa.