Nhập hàng và tồn kho
Đơn nhập mua
Kho → Đơn nhập mua ghi mỗi lần nhập hàng: nhà cung cấp, ngày, các mặt hàng, số lượng, đơn giá.
Xác nhận đơn nhập thì tồn kho tăng lên và giá nhập gần nhất của mặt hàng được cập nhật.
Đơn nhập cũng là chứng từ công nợ với nhà cung cấp: nhập chịu thì để trạng thái chưa thanh toán, tới khi trả tiền mới cập nhật.
Tìm một đơn cũ
Danh sách bên trái bày 50 đơn gần nhất. Sổ dài hơn thì màn nói rõ ngay trên danh sách, ví dụ 180 đơn khớp, đang bày 50 đơn gần nhất.
Muốn với tới đơn cũ hơn thì gõ vào ô tìm: theo số đơn hoặc theo tên nhà cung cấp. Máy chủ tìm trong toàn bộ sổ chứ không lọc lại trong 50 đơn đang bày, nên đơn từ năm ngoái vẫn ra.
Dải chip bên dưới lọc theo trạng thái và chỉ lọc trong những đơn đang bày. Hai thứ dùng chung được: gõ tên nhà cung cấp rồi bấm chip Đã gửi là ra những đơn của nhà cung cấp ấy còn đang chờ hàng.
Trả tiền nhà cung cấp trên điện thoại
Từ bản 1.17.0, khoản trả tiền ghi được ngay trên app, không phải mở máy tính nữa. Mở Quản trị → Đơn nhập mua, mỗi đơn bày ba con số: tổng tiền, đã trả, còn nợ. Đơn nào còn nợ thì có nút Trả tiền, mở ra điền số tiền, cách trả, số tham chiếu và ghi chú. Trong tấm đó cũng xem lại được các lần đã trả của đơn.
Hai điều app siết chặt hơn web, cố ý:
- Không trả quá số còn nợ. Web để người ta tự sửa số vì ngồi máy tính nhìn rõ cả bảng, còn trên điện thoại gõ thừa một số 0 là sổ quỹ lệch.
- Đơn đã huỷ thì không trả được, nút cũng không hiện.
Quyền ghi trả tiền đi theo quyền sửa đơn nhập mua, cùng khoá với nhận hàng, khác khoá tạo đơn. Nhân viên kho được ghi trả tiền mà không tự đặt đơn mới.
Tồn kho
Kho → Tồn kho hiện số hiện có của từng mặt hàng theo chi nhánh, kèm cảnh báo cho những mặt hàng xuống dưới mức tối thiểu.
Tồn kho tách theo chi nhánh. Chuỗi ba quán thì mỗi quán có kho riêng, không cộng dồn.
Xuất bảng tồn kho ra tệp
Nút Xuất trên thanh công cụ đưa bảng ra tệp bảng tính (xlsx) hoặc tệp văn bản (csv).
Tệp mang đúng những dòng màn đang bày: từ khoá tìm và nhóm mặt hàng đang lọc đều đi theo. Riêng những dòng tồn âm thì luôn có mặt, vì màn ghim chúng lên trên bảng nên chúng luôn hiện.
Cột tiền và cột số trong tệp là số thật, mở bằng bảng tính là cộng và lọc lại được ngay.
Biến động kho
Kho → Biến động kho là sổ nhật ký mọi lần tăng giảm: nhập hàng, bán hàng trừ kho, nấu mẻ, kiểm kê điều chỉnh, hàng hỏng.
Mỗi dòng ghi rõ số trước, số sau, ai làm, lúc nào, vì lý do gì. Khi số liệu không khớp thì đây là nơi lần ngược.
Kiểm kê
Định kỳ đếm hàng thật rồi nhập số đếm được. Hệ thống ghi phần chênh lệch thành một dòng điều chỉnh trong biến động kho.
Nên kiểm kê ít nhất mỗi tháng một lần với nhóm hàng đắt tiền, và mỗi tuần với hàng tươi.
Chênh lệch là bình thường, quan trọng là chênh có xu hướng hay không. Một mặt hàng tháng nào cũng thiếu đúng một tỷ lệ thì hoặc định lượng khai sai, hoặc có thất thoát.
Báo cáo kho
Trên đầu bảng có dải chọn kỳ xem: Hôm nay, 7 ngày, 30 ngày, Tháng này, Tháng trước. Dòng chữ dưới tên màn nói kỳ đang xem trải từ ngày nào tới ngày nào.
Khay Báo cáo mẻ không có dải này: nó liệt kê mẻ còn trong hạn, không thuộc kỳ nào.
Màn Tổng quan kho cũng có dải kỳ, nhưng nó nằm trong thẻ Tồn so với đã dùng và đã nhập và chỉ đổi thẻ ấy. Bốn thẻ số trên đầu màn không theo kỳ: huỷ hôm qua luôn là hôm qua, còn còn về và nợ nhà cung cấp là tình hình lúc này.
Kho → Báo cáo kho có sáu tab: xuất nhập theo nguyên liệu · chênh lệch tiêu hao (đáng lẽ dùng với thực dùng) · lãi lỗ theo món · dự báo còn đủ mấy ngày · vòng quay tồn kho (hàng ứ đọng vốn đứng đầu bảng) · công nợ nhà cung cấp.
Giá trị tồn kho là con số cần biết mỗi cuối tháng: đó là tiền của bạn đang nằm dưới dạng hàng hoá.
Đặt hàng lại tự động
Quán mới tạo đã có sẵn 10 đơn vị tính và 15 nhóm nguyên liệu quen thuộc, nhập hàng được ngay không phải khai từ đầu.
Trên mỗi nguyên liệu khai được nhà cung cấp ưu tiên và số lượng đặt lại. Bật Cài đặt kho → Tự sinh đơn mua nháp khi tồn thấp thì nguyên liệu nào chạm ngưỡng cảnh báo sẽ tự được thêm vào một đơn mua hàng nháp gộp theo nhà cung cấp, giá lấy theo lần nhập gần nhất. Hệ thống chỉ tạo nháp - bạn vẫn là người mở đơn lên sửa số lượng rồi mới chốt gửi.