Bắt đầu với Kho
Phân hệ Kho trả lời câu hỏi: bán một tô phở thì hết bao nhiêu nguyên liệu, và trong kho còn lại bao nhiêu.
Quán nhỏ hoàn toàn có thể không dùng phần này. Nhưng khi bắt đầu thấy nguyên liệu hao hụt mà không giải thích được, đây là chỗ tìm ra nguyên nhân.
Thứ tự thiết lập
Bước 1: Đơn vị tính
Kho → Đơn vị tính: kilogram, gram, lít, ml, cái, chai, thùng.
Khai cả đơn vị mua và đơn vị dùng. Bạn mua đường theo bao 50kg nhưng công thức dùng theo gram, hệ thống cần biết cả hai và biết cách quy đổi.
Bước 2: Nhóm mặt hàng
Kho → Nhóm mặt hàng: thịt, rau củ, gia vị, đồ khô, đồ uống, bao bì. Để lọc và xem báo cáo cho gọn.
Bước 3: Mặt hàng kho
Kho → Mặt hàng kho là danh sách nguyên liệu. Mỗi mặt hàng có tên, nhóm, đơn vị, giá nhập gần nhất, và mức tồn tối thiểu.
Mức tồn tối thiểu là ngưỡng cảnh báo. Xuống dưới ngưỡng thì hệ thống báo để bạn đặt hàng trước khi hết.
Bước 4: Nhà cung cấp
F&B → Nhà cung cấp (danh bạ dùng chung, có cả khi không bật module kho): tên, mã nhà cung cấp, mã số thuế, người liên hệ, điện thoại, địa chỉ và ghi chú về điều khoản thanh toán.
Bước 5: Nhập hàng lần đầu
Kho → Đơn nhập mua tạo phiếu nhập đầu tiên để kho có số dư. Xem Nhập hàng và tồn kho.
Bước 6: Định lượng
Đây là bước quan trọng nhất. Khai một tô phở dùng bao nhiêu bánh phở, bao nhiêu thịt, bao nhiêu nước dùng. Xem Định lượng và mẻ.
Chưa khai định lượng thì bán hàng không trừ kho, và phân hệ Kho chỉ còn là sổ ghi nhập xuất thủ công.
Cấu hình kho
Cài đặt → Cài đặt nghiệp vụ → Cấu hình kho có công tắc cho phép tồn âm.
Bật thì bán được cả khi kho báo hết. Tắt thì hệ thống chặn. Quán mới nên bật trong vài tuần đầu vì số liệu kho chưa chuẩn, chặn bán là mất khách thật vì một con số sai.
Màn Kho hàng sáng nay
Mở mỗi sáng trước giờ bán. Màn trả lời bốn câu, mỗi câu một thẻ và một nút đi thẳng tới việc: hàng nào sắp hết, hôm qua hao hụt bao nhiêu tiền, đơn nào chưa về, và còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu.
Dưới bốn thẻ là bảng Cần xử lý sáng nay, xếp việc nặng lên trước: âm kho, rồi hết sạch, rồi dưới ngưỡng. Nút cuối mỗi dòng đổi theo loại mặt hàng, hết sạch thì đặt hàng, còn hàng thì nhập kho, bán thành phẩm thì nấu mẻ mới.
Đọc khối Đối chiếu
Khối bên phải so ba con số của bảy ngày gần nhất: đã nhận, đã dùng, đang còn. Bên phải mỗi dòng là câu lệch, và câu ấy nói rõ chiều:
- Khớp định lượng: phần xuất kho đúng bằng phần món bán ra cần dùng. Không có gì phải làm.
- Xuất dôi: hàng rời kệ nhiều hơn phần món bán ra giải thích được. Nguyên nhân thường gặp là xuất tay chưa ghi lý do, huỷ hỏng chưa lập phiếu, hoặc nấu mẻ dùng nguyên liệu ấy. Đây là con số đáng đi tìm.
- Xuất thiếu: món đã bán mà sổ kho chưa trừ đủ. Thường là định lượng khai thấp hơn thực tế bếp dùng.
Phần "đáng dùng" lấy từ định lượng của món đã bán, nên chưa khai định lượng thì khối này không so được. Gặp trường hợp đó màn giấu câu lệch đi và nói rõ lý do, chứ không bày một con số vô nghĩa.