Chi phí
Doanh thu chỉ là một nửa câu chuyện. Ghi chi phí vào đây thì mới biết quán lãi thật bao nhiêu.
Danh mục chi
Chi phí → Danh mục chi: tiền thuê mặt bằng, điện nước, nguyên liệu, lương, marketing, sửa chữa. Khai một lần rồi dùng mãi.
Đừng khai quá chi tiết. Mười danh mục là đủ cho hầu hết quán, khai năm chục danh mục thì cuối tháng không ai buồn chọn đúng.
Ghi chi phí
Chi phí → Chi phí: tên khoản chi, ngày, danh mục, số tiền, nhà cung cấp (nếu có), ghi chú, đính kèm ảnh hoá đơn.
Mã phiếu bỏ trống là máy tự sinh theo khuôn viết tắt loại chi + ngày + chi nhánh (ví dụ NLT20260801-CN1 cho khoản Nguyên liệu tươi ngày 01/08 của chi nhánh 1); muốn mã riêng thì cứ gõ đè. Dòng nào có đính kèm thì trên bảng có nút Hoá đơn mở xem ngay khỏi vào form.
Chi phí gắn với chi nhánh, nên chuỗi nhiều quán biết được quán nào tốn hơn.
Trạng thái thanh toán chi phí
Mỗi khoản chi có trạng thái riêng: chưa trả hoặc đã trả. Nhà cung cấp cho nợ thì ghi khoản chi ngay lúc nhận hàng và để chưa trả, tới khi trả tiền thì cập nhật.
Phần chưa trả tổng lại ở Báo cáo → Báo cáo công nợ phải trả.
Chi phí định kỳ
Chi phí → Chi phí định kỳ cho những khoản tháng nào cũng có: tiền thuê nhà, internet, lương cứng. Khai một lần với chu kỳ lặp, hệ thống tự sinh khoản chi mỗi kỳ.
Trên bảng có cột Kỳ kế tiếp báo ngày khoản sắp nhảy vào sổ, và cột Đã sinh đếm số phiếu. Mấy thiết lập đáng biết:
- Dừng sau (kỳ): trả góp 12 kỳ thì khai 12, sinh đủ là mẫu tự dừng; bỏ trống (và bỏ trống ngày kết thúc) là lặp mãi.
- Phương thức thanh toán + ảnh hoá đơn khai ở mẫu thì phiếu sinh ra tháng nào cũng mang theo, không phải vào sửa từng phiếu.
- Nút Sinh phiếu ngay trên bảng - đã tới kỳ theo ngày bắt đầu là bấm ra phiếu liền, khỏi chờ lệnh chạy đêm.
Bớt được việc gõ tay và bớt được chuyện quên ghi.
Làm trên điện thoại
Cả ba màn trên đều có trong app myFNB, mục Quản trị → Tiền và thanh toán: Danh mục chi, Chi phí, Chi phí định kỳ.
Ô Chứng từ trên app có hai nút: Chụp ảnh mở thẳng máy ảnh để chụp tờ hoá đơn đang cầm trên tay, Chọn trong máy lấy ảnh đã chụp sẵn. Ảnh chứng từ cất riêng chứ không nằm chung kho ảnh món, chỉ người trong quán mở được.
Ở màn Chi phí định kỳ, ô Chu kỳ chọn Hằng tháng thì hiện ô ngày trong tháng, chọn Hằng tuần thì hiện ô thứ trong tuần.
Việc sinh phiếu vẫn do máy chủ làm, nên khai trên app hay trên web đều ra cùng một kết quả.
Xem lãi lỗ
Đối chiếu Báo cáo doanh thu với Báo cáo tổng hợp chi phí trong cùng khoảng thời gian. Chênh lệch là lãi gộp của kỳ đó.
Bộ loại chi phí sẵn dùng
Quán mới bật myFNB có sẵn chín loại chi phí thường gặp (Nguyên liệu, Thuê mặt bằng, Lương, Điện nước, Gas, Marketing, Sửa chữa, Vật tư tiêu hao, Khác) - ghi chi được ngay từ ngày đầu. Không hợp thì sửa tên hoặc xoá ở màn Danh mục chi.