Ca thu ngân và két tiền

Phần này trả lời câu hỏi cuối mỗi ca: tiền trong két có khớp với tiền đã bán không.

Bật tính năng

Cài đặt → Cài đặt nghiệp vụ → Ca thu ngân có hai công tắc:

Bắt buộc mở ca: bật thì thu ngân không thu được tiền mặt nếu chưa mở ca. Đây là cách chặn tận gốc chuyện bán hàng mà không ai chịu trách nhiệm quỹ.

Chốt ca đếm mù: bật thì lúc chốt ca hệ thống KHÔNG hiện số tiền lẽ ra phải có. Thu ngân đếm tiền thật rồi nhập, sau đó mới thấy chênh lệch. Không có đếm mù thì người ta nhìn số hệ thống rồi gõ lại đúng số đó, và việc đối quỹ trở thành hình thức.

Mở ca

Vào Thanh toán → Ca thu ngân, bấm Mở ca. Đếm tiền lẻ có sẵn trong két và nhập vào ô tiền đầu ca. Ghi chú nếu cần.

Mỗi chi nhánh chỉ có một ca mở tại một thời điểm.

Thu chi trong ca

Nút Ghi thu chi dùng cho tiền ra vào két không phải từ bán hàng:

Tiền vào: chủ quán bỏ thêm tiền lẻ, thu tiền nợ cũ
Tiền ra: mua đá, trả tiền ship, rút bớt tiền về két chính

Mỗi khoản bắt buộc ghi lý do. Đây là chỗ hầu hết chênh lệch quỹ được giải thích.

Chốt ca

Bấm Chốt ca, đếm tiền thật trong két và nhập số đếm được. Hệ thống tính:

Tiền lẽ ra phải có = tiền đầu ca + tiền mặt bán hàng - tiền hoàn trả khách + thu thêm - chi ra

Chênh lệch = tiền đếm được - tiền lẽ ra phải có

Chênh lệch âm là thiếu, dương là thừa. Cả hai đều đáng xem: thừa thường là quên ghi một khoản thu, thiếu thường là quên ghi một khoản chi hoặc thối nhầm.

Biên bản chốt ca giữ nguyên số tại thời điểm chốt, không đổi theo dữ liệu sau này. Nghĩa là có ai sửa đơn cũ thì biên bản ca đã chốt vẫn nguyên vẹn.

Ai được mở và kết ca

Nhóm quyền Ca thu ngân tách riêng khỏi nhóm Giao dịch: người giữ két (thu ngân, quản lý ca) cần quyền tạo và sửa trong nhóm này, còn người chỉ đối soát sổ sách thì để đúng quyền xem - họ vẫn mở màn xem được mọi con số nhưng không bấm được Mở ca, Thu chi hay Kết ca. Cách chia này áp dụng như nhau trên web và trên app.

Chỉ tính tiền mặt

Chuyển khoản và quẹt thẻ không đi qua két nên không nằm trong công thức trên. Đối chiếu hai kênh đó bằng sao kê ngân hàng, tại Thanh toán → Thanh toán lọc theo hình thức.

Két tiền trên app di động

App nhân viên có màn Két tiền (đi theo nhóm quyền Ca thu ngân): mở ca khai tiền đầu ca, ghi thu chi lẻ (bỏ tiền vào két, lấy tiền đi chợ...), và chốt ca ngay trên điện thoại - quán nhỏ bán bằng app không cần máy tính vẫn làm trọn ca. Đếm mù áp dụng y hệt web: máy giấu số tính ra tới khi chốt, chốt xong mới hiện số máy, số đếm được và mức lệch.

Mở và kết ca khi KHÔNG có mạng

Từ bản 1.55.0, màn bán hàng trên máy tính có nút Ca ngay thanh trên cùng: mở ca, ghi thu chi lẻ và kết ca đều làm được lúc mất mạng. Các việc đó xếp hàng trong máy cùng chỗ với đơn hàng, có mạng là tự lên máy chủ - quán cả tuần không mạng vẫn có sổ quỹ theo ca tử tế.

Hai điều nên biết:

Giờ mở và giờ kết là giờ thật lúc bấm nút, không phải giờ đồng bộ. Khoản thu tiền mặt của máy tự gắn vào đúng ca theo giờ thu, kể cả khi ca lên máy chủ muộn hơn khoản thu.
Số lệch quỹ do máy chủ tính khi ca đồng bộ lên, và nếu lệch chạm ngưỡng thì chủ quán được báo ngay (xem trang Bảo vệ doanh thu).